En una empresa emprendedora e innovadora como Bravent, una de las cosas que destacamos es la flexibilidad laboral con la jornada de 36 horas.
Esta política, puede generar la necesidad de informar a los contactos sobre nuestra ausencia en un día concreto y encima de forma recurrente (todos los lunes o las tardes, por ejemplo). Y como aficionados de la automatización de procesos manuales, no nos gusta para nada crear manualmente un mensaje de fuera oficina cada semana.
¿Y cuál es nuestra herramienta favorita para automatizar? Obviamente, Power Automate.
Vamos a ver como configurar el Flow:
- Vamos a las plantillas de Flow y buscamos “automatic replies”
- Confirmamos las conexiones
- Entramos en el paso de planificación de ejecución del Flow, en nuestro ejemplo, cada viernes (aka semanalmente o Interval 1/Frequency Week) a la 1 de la noche:
- Entonces nos vamos a la configuración del mensaje automático (termino oficial para la “fuera de oficina”). Como External audience podemos elegir a quien queremos enviar ese mensaje (nadie, solamente contactos o todos), en ese caso elegimos todos:
El siguiente punto es la configuración de hora de inicio, ponemos la actual:
Y para la fecha fin del mensaje, como libramos el viernes, necesitamos un calculo hasta la noche del domingo al lunes, es decir 72 horas. Para ello añadimos 72 horas a la fecha actual.
Y, por último, incluimos nuestro mensaje de fuera de oficina interno y externo (que pueden ser diferentes).
Cuando guardamos el Flow y lo activamos, ya se ejecuta por primera vez a modo de prueba y vemos que el resultado es un mensaje de fuera de oficina activado en nuestro Outlook desde el momento de la ejecución de prueba y que termina en 72 horas:
Ahora bien, eso es muy útil, ¿pero para que me sirve si lo puedo hacer de forma manual también?
La ejecución de ese Flow tarde aproximadamente 1 segundo, la activación manual de una fuera de oficina semanalmente, aparte de la probabilidad de olvidarnos de ello, tarda al alrededor de 30 segundos.
Es decir que, nos podemos ahorrar 30 segundos por semana, y, suponiendo que hay unas 48 semanas laborales (sin contar posibles festivos y teniendo un mes de vacaciones), eso resulta en un ahorro de 24 minutos.
Le quitamos los 5 minutos que nos cuesta crear ese flujo y estamos teniendo 19 minutos más al año para trabajar en algo más interesante y probablemente también más beneficioso que la configuración manual de nuestra fuera de oficina.
