La automatización de la extracción de datos en documentos, especialmente en facturas, se ha convertido en una necesidad clave para las empresas que buscan mejorar su eficiencia operativa, reducir errores y liberar tiempo para tareas de mayor valor.
Gracias a los avances en Inteligencia Artificial, ahora es posible transformar procesos manuales y repetitivos en flujos automáticos, integrados y escalables.
Desde Bravent, ayudamos a nuestros clientes a implementar este tipo de soluciones aprovechando todo el potencial del ecosistema Microsoft y tecnologías como Power Platform, Azure y OpenAI.
Beneficios de automatizar la extracción de datos de facturas
Implementar una solución de automatización documental ofrece múltiples ventajas:
- Ahorro de tiempo en la gestión y validación de documentos.
- Menor tasa de errores, gracias a la precisión de los modelos de IA.
- Automatización de procesos que antes requerían intervención manual.
- Escalabilidad, sin aumentar la carga de trabajo del equipo.
- Integración con herramientas empresariales como SharePoint, ERPs o CRMs.
Tres enfoques para automatizar la extracción de datos: Low Code y High Code
En Bravent, trabajamos con tres aproximaciones que permiten adaptarnos al grado de madurez tecnológica de cada organización:
1. Enfoque Low Code: extracción de datos con SharePoint Syntex y Power Platform
Para empresas que utilizan Microsoft 365 y desean una solución rápida de implementar e integrada en las herramientas que utilizan en su día a día y en el ecosistema de colaboración y gestión documental, ofrecemos una opción basada en:
- SharePoint Syntex, que es un módulo perteneciente a SharePoint Premium y permite crear y entrenar modelos de IA que son capaces de identificar información clave en documentos para poder clasificarlos. Es posible crear modelos que trabajen con documentos estructurados (como facturas, albaranes o contratos) y con documentos desestructurados (como curriculums, informes narrativos u ofertas).
- AI Builder y Power Automate, para diseñar modelos de clasificación de documentos usando IA y automatizar posteriormente con flujos de trabajo o procesos que permitan limpiar la información, transformar datos o, incluso, llevar la información a sistemas externos como SAP o Dynamics.
Con este enfoque es posible extraer campos como proveedor, importe, fecha de emisión o vencimiento, y activar flujos automáticos (por ejemplo, envío al responsable de pagos).
Incluso, es posible utilizar modelos de lenguaje natural desde un proceso de Power Automate para interpretar frases como “pagar en 30 días” y calcular fechas automáticamente, lo que potencia la automatización de estos procesos al máximo.
2. Enfoque High Code: SmartDoc, solución personalizada basada en Azure y GPT
Para organizaciones que requieren un mayor grado de personalización o que manejan documentos más complejos, ofrecemos SmartDoc, una solución propia desarrollada por Bravent.
SmartDoc combina:
- Azure Document Intelligence, para procesar documentos escaneados o en PDF.
- OpenAI GPT, para interpretar texto libre y responder a preguntas en lenguaje natural.
- Integraciones vía API, Azure Functions o Power Automate, para conectar con sistemas como SAP, Business Central o Dynamics.
SmartDoc permite realizar búsquedas inteligentes dentro del contenido del documento, interpretar instrucciones en lenguaje natural y adaptarse fácilmente a distintos formatos, idiomas y requisitos.
3. Enfoque híbrido: lo mejor de ambos mundos
Ambas soluciones no son excluyentes. De hecho, muchos de nuestros clientes optan por un enfoque híbrido, en el que aprovechar todas las ventajas de SharePoint como gestor documental para los usuarios, con las capacidades extendidas de SmartDoc donde:
- SharePoint actúa como gestor documental y punto de entrada de los documentos.
- SmartDoc se encarga del procesamiento avanzado y la automatización de decisiones.
- Power Automate conecta ambas soluciones para ofrecer un flujo de trabajo integrado y sin fisuras.
¿Quieres ver un ejemplo real?
Accede aquí para ver una demostración en vivo donde explicamos paso a paso cómo funcionan los enfoques y cómo puedes aplicarlos en tu empresa.
Conclusión
La automatización de la extracción de datos en facturas con inteligencia artificial no es solo una tendencia tecnológica, sino una palanca estratégica para ganar eficiencia, reducir costes y mejorar la precisión en la gestión documental.
Desde opciones Low Code con Power Platform y SharePoint Syntex hasta desarrollos High Code personalizados con Azure, OpenAI y soluciones avanzadas como SmartDoc, esta tecnología permite transformar procesos en flujos inteligentes, escalables y preparados para el futuro.
¿Quieres implementar automatización documental en tu empresa?
En Bravent te ayudamos a diseñar e implementar soluciones de automatización de extracción de datos adaptadas a tus necesidades.
Tanto si buscas una solución sencilla y rápida con Power Platform, como si necesitas una arquitectura avanzada con servicios cognitivos de Azure, podemos ayudarte.
Contáctanos, en Bravent estamos preparados para acompañarte en ese camino.
