[Power Automate y Power Apps] Crea e implementa una App de registro horario en sencillos pasos

¿Quieres saber cómo crear una App de registro horarios en sencillos pasos con Power Automate y Power Apps? 

En este nuevo post te contamos cómo lo hicimos para nuestro propio team. 

Escenarios de  registros

  • Registro de actividad en un momento concreto.
  • Registro de actividad de un día concreto.
  • Registro masivo de actividad, abarcando periodos de tiempo.
 

 

La aplicación está conformada por una serie de flujos en Power Automate que son llamados desde la interfaz de Power Apps mediante botones y otros tipos de selectores de fecha y hora. La información del usuario queda registrada en una lista de Sharepoint online, sobre la cual vuelcan la información los flujos de Power Automate de forma escalonada, creando carpetas para el año, mes y usuario que realiza el registro.

Esta última característica da salida a uno de los grandes problemas que plantean las listas de Sharepoint online, los problemas de almacenamiento de grandes cantidades de información en carpetas. Al estar la información clasificada de forma mensual y por cada usuario, ninguna carpeta superará el límite de registros permitido.

 

 

Cada uno de los botones de registro está asociado a un código dentro de Power Apps desde donde se llama a los flujos correspondientes. El orden de llamada de los flujos da la posibilidad de realizar varias comprobaciones antes de realizar el registro de la información. En el caso de la aplicación de registro horario, cada vez que el usuario realiza un registro (ya sea manual, marcar fecha o de forma masiva) se comprueban varios escenarios que se enumeran a continuación:

  • Comprobación de registro de mayor número de horas de lo estipulado por ley.
  • Comprobación de si es un día festivo (fin de semana, vacaciones del usuario, día festivo).
  • Comprobación de si el usuario tiene jornada reducida.
  • Comprobación de si ya se ha realizado anteriormente un registro ese mismo día dentro de ese rango de horas

 

Conectado con la lista de Sharepoint online tenemos un servicio de Power BI, el cual importa la información de los registros y muestra una serie de KPIs necesarios para el análisis de la información registrada a través de aplicación.

 

Modo de funcionamiento

Hay tres escenarios de registro en la aplicación:

  1. Marcar la entrada y la salida a través de los botones de Entrada/Salida del panel principal. De esta manera el registro es totalmente manual y para el mismo día en el que se realiza, teniendo que marcar dos entradas y dos salidas en caso de que se trabaje por la mañana y por la tarde.Si las horas de diferencia entre la entrada y la salida de un mismo día son mayores al máximo de horas establecidas para registrar, la aplicación te pedirá una confirmación para poder registrar esa información
  2.  Escenario de registro de Marcar Fecha, al cual se accede desde el panel principal. Aquí se da la opción de marcar una fecha cualquiera y una franja de horas partida con una hora entre medias.

 

 

En esta opción se realizan varias validaciones una vez se confirma el registro para no registrar fechas mayores al día de hoy, poner horas incorrectas o superar el máximo de horas por jornada

3. Escenario de Registro Masivo, en el cual se tiene la opción de marcar un rango de fechas determinado y una franje de horas partida con una hora entre medias.

 

Las validaciones que se realizan en esta opción van acorde con la anterior, incluyendo la posibilidad de que si en el rango de fechas seleccionado hubiera días festivos o vacaciones se eliminarían del registro automáticamente.

Destacar por último la posibilidad de editar los registros ya realizados mediante la opción de Edición dentro del panel Desplegar Lista.

 

 

 

Se validará si el número de horas supera el máximo de la jornada y que las horas establecidas sean coherentes (que la hora de salida no sea menor a la de entrada, por ejemplo)

Almacenamiento de registros ilimitado: 

  • La opción de guardar los registros en carpetas en función del año del registro, mes del registro y usuario que realiza el registro genera una lista en Sharepoint Online estructurada y con un elevado almacenamiento, el cual alarga la vida útil del producto.

Visualización en Power BI:

  • La aplicación cuenta con un informe de Power BI asociado para la visualización de los KPIs más destacados, con posibilidad de añadir métricas a gusto del cliente.
  • Disponemos de técnicos certificados en Microsoft Power BI para ofrecerte el mejor servicio de instalación y mejora de la herramienta, así como formación en el entorno de trabajo.

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