Los pilares más importantes de cualquier corporación, extrapolable a todos los ámbitos de la vida cotidiana, son: el acceso, control y comunicación de la información.
Las empresas pequeñas, medianas y grandes gestionan a diario infinidad de documentos, empleados y proyectos. Sin embargo, no toda la información es de dominio público, existen datos confidenciales, sensibles o estratégicos de los que únicamente queremos hacer partícipes a nuestros empleados.
Así mismo es necesario que nuestros empleados tengan conocimiento pleno de ciertos datos, se comuniquen para desarrollar proyectos para optimizar procesos y mejorar ROI. Una intranet facilita la comunicación interna y contribuye al aumento de productividad. Existen infinidad de tipos de intranet. Hoy os explicamos las ventajas de una intranet con Sharepoint.
Gestión documental
SharePoint permite realizar la gestión documental y está especialmente orientado a tratar con documentos Microsoft Office. La gestión documental integrada en la intranet con SharePoint ofrece:
- Integración con Microsoft Office: trabajar online con documentos Word, Excel, PowerPoint y Project.
- Versionado de documentos: SharePoint permite versionar los documentos, teniendo así un control absoluto sobre las modificaciones realizadas.
- Búsquedas: gracias al servicio de búsquedas, todos los empleados con permiso, podrán acceder a la documentación de manera fácil y rápida.
- Metadatos: permite la creación y gestión de metadatos para facilitar la búsqueda y la ordenación de los documentos.
- Creación de sites: la facilidad que ofrece SharePoint para la creación de sites, hace que se pueda almacenar una gran cantidad de documentos de forma ordenada y con control de acceso y seguridad.
Colaboración
Gracias a la intranet SharePoint, la empresa puede distribuir la información actualizada a un número alto de empleados de forma sencilla sin necesidad de papeleo o saturación del correo electrónico.
Información o novedades sobre la empresa, metodologías de trabajo que permitan al trabajador realizar su labor de manera más eficiente. Al mismo tiempo, permite al trabajador interactuar tanto con la empresa como con los compañeros de diferentes áreas de la misma ayudando a la resolución de los problemas diarios del trabajo y mejorando el compañerismo. En conclusión, genera un entorno colaborativo en la compañía.
Cuenta para ello herramientas propias de SharePoint como los blogs, foros, wikis o la integración de la intranet con el Lync de la compañía. También permite crear páginas personales a los usuarios.
Flujos de trabajo
Muchos de los procesos necesarios para una compañía, solicitudes de vacaciones, viajes o liquidaciones de gastos pueden ser automatizados y simplificados gracias a los flujos de trabajo que ofrecen las soluciones de intranet de SharePoint.
Los flujos de trabajo ofrecen las siguientes ventajas:
- Automatización del proceso: gracias a los flujos de trabajo, las tareas se pueden asignar de manera automática a los usuarios.
- Control de tareas: las tareas se guardan en listas de SharePoint. Gracias a esto cada usuario podrá ver en todo momento las tareas que tiene pendientes por realizar.
- Avisos por mail y alertas: los flujos pueden enviar correos para avisar a los usuarios de que tienen que realizar una acción. Además se pueden crear alertas personalizadas, para avisar de caducidades, fechas o resultados de los diferentes flujos.
- Aprobación por correo electrónico: además de la opción de aprobar o rechazar tareas desde los formularios de SharePoint existe la posibilidad de hacerlo mediante el correo, respondiendo con una serie de palabras o frases configuradas anteriormente. Así la tarea del flujo se podrá aprobar o rechazar sin que el usuario tenga que acceder al sistema.
Integración con otras tecnologías
Una de las características más importantes de las intranets con SharePoint es su posibilidad de integración con otras tecnologías para poder explotar y utilizar los datos de forma bidireccional en las aplicaciones, listas, formularios o informes de SharePoint.
Las más importantes y utilizadas son las siguientes:
- Bases de Datos de SQL Server: Sería posible utilizar tablas, vistas o procedimientos almacenados para mostrar datos integrados en el portal, así como para enlazar estos datos a las listas o librerías de documentos de SharePoint, de esta forma se podría tener una infraestructura estructurada y catalogada en base a los datos obtenidos a través de estas BBDD.
- Oracle: Al igual que con las BBDD de SQL Server, se pueden utilizar orígenes de datos Oracle para poder enlazar los datos.
- SAP: Es posible utilizar los servicios web que ofrece SAP para poder realizar consultas, actualizaciones y transacciones sobre los datos manejados por esta tecnología, de forma bidireccional y mediante seguridad encriptada a la hora de atacar esos servicios web.
- Navision: Existen elementos web específicos integrados en SharePoint 2013 para poder visualizar de forma integrada en el portal mediante un iFrame, las páginas y elementos de Navision 2013, de forma que los usuarios no perderían el contexto de SharePoint y podrían realizar consultas y/o modificaciones en el portal de Navision desde dentro de la intranet de SharePoint.
- Lotus Notes: Hay disponibles conectores específicos y aplicaciones de servicio que se integran en SharePoint para poder explotar los datos de Lotus Notes, esta es una característica nativa de SharePoint, por lo tanto en la intranet se podría utilizar esta característica para acceder y utilizar estos datos.
- Servicios web: Desde los elementos web creados en Visual Studio o mediante la herramienta SharePoint Designer, es posible generar orígenes de datos que se obtengan de llamadas a servicios web, bien WCF o en .NET de forma nativa para la manipulación, consulta o edición de los datos devueltos por esos servicios web.
- Otros orígenes de datos: Tales como ficheros Excel desde la versión ’97 (.xls, .xlst), ficheros .xml e incluso ficheros de texto plano (.txt).
Aplicaciones
La versatilidad y personalización que ofrecen las intranets con SharePoint tiene su punto fuerte en la posibilidad de crear aplicaciones hechas a medida para poder integrarlas dentro de la intranet. Estas aplicaciones se basan en la tecnología .NET Framework 4.5, pueden ser escritas en los lenguajes de programación C# y VB.NET y pueden utilizar tecnologías tan potentes como son HTML5, CSS3, javascript, jQuery, AJAX e incluso controles .NET de fabricantes terceros como son DevExpress y Telerik.
De esta forma podemos diseñar aplicaciones completas que se integren dentro del portal de SharePoint y utilicen como origen y destino de sus datos tanto listas y bibliotecas de SharePoint como tablas, vistas y/o procedimientos almacenados en BBDD que ya tengamos en nuestra compañía.
Además pueden utilizarse librerías .dll de terceros así como APIS, lo cual dota a la plataforma de unas características de personalización y adaptación ilimitadas.
Algunas de las aplicaciones que se pueden desarrollar como ejemplo podrían ser las siguientes:
- Firma automática de documentos mediante certificados digitales
- Gestión de vacaciones de los empleados mediante proceso de aprobación.
- Reservas y gestión de reservas de recursos, salas, portátiles, vehículos…
- Publicación de noticias, anuncios, circulares.
- Gestión y asignación de tareas y proyectos.
- Calendario para citas y reuniones integrado con Exchange.
- Publicación automatizada de menús de restaurantes
- Visualización de revista corporativa de forma interactiva, generada a través de noticias, artículos y/o eventos.
- Y un sinfín de posibilidades que se pueden adaptar a tus necesidades.
Otras características de valor
Además de las características descritas, las intranets con SharePoint pueden albergar muchísima más información para mejorar la eficiencia, productividad y eficacia del trabajo de todos los empleados.
Para ello cuenta con una serie de aplicaciones de forma nativa e integrada que resultan ser muy útiles, entre ellas están:
- Consulta de informes de Reporting Services de SQL Server, mediante filtrado de datos, con edición incluida de los mismos y personalización en cuanto al diseño.
- Inteligencia de negocio, para la muestra de indicadores de desempeño basado en datos que pueden estar dentro de la intranet o en otros orígenes de datos.
- Ejecución de trabajos de temporizador, en segundo plano, para realizar tareas pesadas, a modo de recordatorios, movimiento de ficheros, ejecución de pasos en flujos de trabajo.
- Posibilidad de visualizar y editar ficheros office desde el navegador, sin tener instalado el software en los equipos cliente.
- Multitud de recursos tanto gratuitos como de pago para instalar en tu intranet. Empresas que se dedican a desarrollar aplicaciones encapsuladas que se pueden integrar de forma rápida y sencilla en la intranet y ser utilizadas al instante.
Si tienes cualquier consulta sobre cómo conseguir tu intranet, ponte en contacto con nostros en info@bravent.net
