Agiliza tus equipos de trabajo con Business Central y Teams

 

¿Sabéis que existe de una aplicación en el Marketplace de TEAMS que nos permite conectar con Business Central para acceder a los datos y compartirlos con miembros del equipo?

Probablemente sí, ya que no es algo novedoso y que en sus principios ofrecía una funcionalidad muy básica que probablemente hizo que te olvidaras de ella.

Lo que quizás se pudo escapar es que, desde abril de este año, hubo una mejora sustancial en su funcionalidad que la mejoraba bastante. Así que toca situarse y ver lo que nos ofrece la aplicación en estos momentos.

Con la app de Business Central, sin salir de TEAMS, podemos:

  • Buscar detalles de clientes, proveedores y otros contactos.
  • Compartir registros de diferentes entidades de Business Central en nuestras conversaciones de TEAMS

Instalación de la app

Para instalar la app, simplemente hay que abrir el Marketplace desde el cliente de TEAMS, e instalarla:

Con la APP instalada, para invocarla desde TEAMS, simplemente hay que ir a la barra de comandos, teclear @Business Central y seleccionar la aplicación:

Al invocarla por primera vez, nos va a solicitar que iniciemos sesión:

Busines central 1

Con la sesión iniciada, y aceptados los permisos que habilitan la conexión, el primer detalle para tener en cuenta es fijarnos contra que empresa estamos conectados:

Para cambiar la empresa, tal como indica el mensaje, hay que ir a la configuración. Desde “Mas Opciones” (aka “el botón con los tres puntos”):

Y desde allí se podrá seleccionar la empresa contra la cual conectará la app para realizar las búsquedas en las diferentes entidades:

Trabajando con Business Central sin salir de TEAMS

 Búsqueda de registros

Con la app instalada y configurada contra la empresa que nos interesa, para buscar diferentes registros de Business Central sin salir de TEAMS, tenemos que situarnos en la barra de comandos.

Lo primero es ejecutar la app, a continuación, solo hay que introducir el texto por el cual deseamos localizar el registro:

Como se ve puede ver en la captura de pantalla anterior, se muestran los diferentes registros en los que aparecen valores coincidentes con el texto introducido, a la vez que se indica su tipología (cliente, proveedor, banco…)

Al pulsar sobre el registro que deseamos visualizar, aparece una pequeña tarjeta con los detalles y desde la que podemos realizar una serie de acciones:

  • Copiar la tarjeta para poder, por ejemplo, pegarla posteriormente en un canal o chat.
  • Abrir la ficha del registro sin salir de TEAMS (ofreciendo posibilidad de interacción).
  • Ejecutar una ventana emergente en el navegador que abra la ficha en Business Central (por supuesto, pudiendo interactuar).

Compartiendo registros en los canales y chats

También tenemos la posibilidad de compartir directamente la tarjeta registro en el canal o chat desde la barra de composición del mensaje.

De la misma manera que en la barra de comandos, invocamos la app, e introducimos el texto a buscar:

Se selecciona el registro que interese y se envía el mensaje:

De esta manera tendremos la tarjeta disponible para que los miembros del equipo o participantes del chat puedan interactuar con ella.

Otra opción para compartir registros es copiar directamente la URL desde el navegador, y pegarlo en la barra de composición del mensaje, de manera que la ficha del registro aparece directamente sin necesidad de realizar la búsqueda.

Como novedad muy reciente, en la próxima actualización de Business Central, Business Central 2021 Wave 2 (release 19) que a fecha de hoy está en preview, se ofrece la posibilidad de compartir datos en TEAMS desde las fichas de diferentes entidades.

Simplemente hay que seleccionar la opción “Compartir en Teams”, y a continuación, en la ventana emergente, seleccionar el canal, chat activo, o persona con la cual se desea compartir el registro:

Conclusiones

La mejora en la App en abril de 2021 y los pequeños detalles que se están viendo en el próximo updates nos hacen pensar que esta integración va a ir cada vez a más, facilitándonos el trabajo colaborativo en Business Central.

Por lo tanto, nos toca estar pendientes ante la evolución de esta integración y aprovechar lo que ya nos ofrece en estos momentos, que no está nada mal.

¿Quieres conocer como mejorar el trabajo colaborativo interno en tus equipos de trabajo?

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